Kadry i płace 2026/2027: zmiany, które mogą kosztować pracodawcę więcej, niż się wydaje

Nowe zasady stażu pracy, większe uprawnienia PIP, zmiany w mobbingu, jawność wynagrodzeń, elektroniczna dokumentacja pracownicza i rewolucja w zasadach korzystania z L4 – dla osób pracujących w kadrach i płacach rok 2026 nie jest kolejnym rokiem „drobnych korekt” w przepisach.

To czas zmian, które mogą bezpośrednio wpłynąć na dokumentację pracowniczą, wynagrodzenia, urlopy, nagrody jubileuszowe, umowy cywilnoprawne, procedury antymobbingowe, sposób prowadzenia rekrutacji, a nawet codzienną obsługę zwolnień lekarskich.

A część zmian będzie miała swoje konsekwencje również w 2027 roku.

Największy problem?

Nie wystarczy wiedzieć, że przepis się zmienił.
Trzeba jeszcze wiedzieć, co konkretnie należy zmienić w dokumentach, procedurach i sposobie pracy działu kadr i płac.
I właśnie tutaj zaczyna się prawdziwe wyzwanie.

Nowy staż pracy – niewinna zmiana, która może uruchomić lawinę konsekwencji

Jedną z najważniejszych zmian jest nowe podejście do ustalania stażu pracy.

Do stażu mogą być bowiem uwzględniane okresy, które wcześniej nie były traktowane jako okres zatrudnienia w taki sposób, jaki dziś przewidują nowe regulacje.

Na pierwszy rzut oka można pomyśleć: „Pracownik dostarczy dokumenty, doliczymy okres i gotowe”. W praktyce sprawa jest znacznie bardziej skomplikowana.

Co w sytuacji, gdy pracownik przez kilka lat:
– wykonywał umowę zlecenia,
– prowadził działalność gospodarczą,
– pracował za granicą,
– wykonywał pracę na podstawie innych tytułów, które obecnie mogą mieć znaczenie dla stażu?

I co najważniejsze:
co się stanie, kiedy po doliczeniu tych okresów pracownik przekroczy określony próg stażowy?
Może się okazać, że zmieni się jego prawo do urlopu, wysokość dodatku stażowego albo moment nabycia prawa do nagrody jubileuszowej.
A wtedy pojawia się kolejne pytanie:

Czy pracodawca będzie musiał wyrównać świadczenia za okres wcześniejszy?

To właśnie jeden z tych problemów, których nie widać w momencie wpisywania nowego okresu do dokumentacji pracownika.

Dlatego nowe przepisy dotyczące stażu pracy warto analizować nie tylko pod kątem „co zaliczamy?”, ale przede wszystkim:
„Jakie skutki finansowe i kadrowe wywoła doliczenie tego okresu?”

Umowa zlecenia i B2B pod większą lupą PIP

Kolejnym obszarem, który może budzić duże emocje w działach HR i kadrach, są umowy cywilnoprawne.
Przez lata wiele organizacji traktowało je jako stosunkowo bezpieczne rozwiązanie w sytuacjach, w których nie chciano zawierać umowy o pracę. Tymczasem zmiany dotyczące uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy powodują, że temat ten wymaga znacznie większej uwagi.

Pytanie nie brzmi już wyłącznie: „Czy możemy zawrzeć z tą osobą zlecenie?”

Powinno brzmieć: „Czy sposób wykonywania tej współpracy nie stworzy ryzyka zakwestionowania jej przez PIP?”

Znaczenie mogą mieć między innymi:
– sposób organizacji pracy,
– podporządkowanie,
– miejsce i czas wykonywania obowiązków,
– sposób wydawania poleceń,
– osobiste wykonywanie pracy,
– charakter relacji pomiędzy stronami,
– rzeczywiste warunki wykonywania umowy, a nie tylko jej nazwa.

I tutaj pojawia się szczególnie ważna rzecz: Sama treść umowy może nie wystarczyć.

Jeżeli dokument mówi jedno, a rzeczywistość organizacyjna pokazuje coś innego, ryzyko może pozostać. Dlatego warto przyjrzeć się umowom cywilnoprawnym nie tylko od strony formalnej, ale także praktyki ich wykonywania w organizacji.

Mobbing: dokument w szufladzie już nie wystarczy

Kolejna zmiana dotyczy obszaru, który przez wiele lat w części organizacji był traktowany jako formalność: procedury antymobbingowe. Posiadanie dokumentu zatytułowanego „Procedura antymobbingowa” nie oznacza jeszcze, że organizacja rzeczywiście jest przygotowana na sytuację zgłoszenia mobbingu.

Nowe podejście do definicji mobbingu i obowiązków pracodawców powinno skłonić firmy do zadania sobie kilku niewygodnych pytań:
– czy nasza procedura odpowiada aktualnym przepisom?
– kto przyjmuje zgłoszenie pracownika?
– kto prowadzi postępowanie?
– jak dokumentujemy zgłoszenie?
– jak chronimy dane i informacje dotyczące sprawy?
– czy członkowie komisji wiedzą, jak postępować?
– czy regulaminy wewnętrzne wymagają aktualizacji?
– co dzieje się, jeżeli zarzut dotyczy osoby znajdującej się wysoko w strukturze organizacyjnej?

To już nie jest wyłącznie kwestia dokumentacji. To kwestia zarządzania ryzykiem prawnym i organizacyjnym.

Jawność wynagrodzeń zmienia sposób prowadzenia rekrutacji

Kolejnym tematem, który będzie miał coraz większe znaczenie dla działów HR, jest jawność wynagrodzeń. I tutaj również łatwo o błędne założenie: „Wystarczy wpisać widełki wynagrodzenia w ogłoszeniu”. W praktyce zmiany dotykają znacznie szerszego obszaru.

Pojawiają się pytania o:
– sposób informowania kandydatów,
– zakres przekazywanych informacji,
– komunikację z obecnymi pracownikami,
– wartościowanie stanowisk,
– grupy pracownicze,
– różnice w wynagrodzeniach,
– ryzyko dyskryminacji płacowej,
– dokumentację i regulaminy wewnętrzne.

A przede wszystkim:

Co zrobić, jeśli analiza wynagrodzeń pokaże, że osoby wykonujące porównywalną pracę otrzymują znacząco różne wynagrodzenia?

Wtedy problem przestaje być problemem „HR-owym”. Staje się problemem prawnym, finansowym i wizerunkowym. Dlatego przygotowanie organizacji do jawności wynagrodzeń powinno zacząć się zanim pojawi się pytanie pracownika o przyczynę różnicy w wynagrodzeniu.

Elektronizacja dokumentacji: czy e-mail może zastąpić papier?

Kolejny obszar zmian może wydawać się techniczny. W rzeczywistości dotyka codziennej pracy praktycznie każdego działu kadr.
Pracownik wysyła wniosek mailem. Inny składa dokument w systemie HR. Jeszcze inny przesyła skan podpisanego dokumentu. Ktoś wysyła wiadomość SMS. A pracodawca posiada dodatkowo dokument podpisany elektronicznie.

I pojawia się pytanie:

Co właściwie jest dokumentacją pracowniczą i jaka forma komunikacji będzie skuteczna?

W przypadku sporu znaczenie może mieć nie tylko sama treść informacji, ale również możliwość wykazania:
– kto ją wysłał,
– kiedy została wysłana,
– czy została odebrana,
– w jakiej formie ją przekazano,
– czy można potwierdzić jej autentyczność,
– czy przyjęta przez firmę forma komunikacji była właściwa.

Dlatego uporządkowanie elektronicznego obiegu dokumentów nie jest już wyłącznie zadaniem działu IT. To również zadanie kadr, HR i osób odpowiedzialnych za zgodność dokumentacji pracowniczej.

L4 w 2026 roku: czy pracownik może stracić prawo do zasiłku?

Zmiany dotyczące zwolnień lekarskich to kolejny temat, którego nie można sprowadzić do prostego:

„ZUS będzie bardziej kontrolował L4”.

Istotne jest przede wszystkim to, co dokładnie oznacza nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia. Nowe regulacje doprecyzowują między innymi kwestie związane z:
– pracą zarobkową podczas L4,
– aktywnością niezgodną z celem zwolnienia,
– kontrolą prawidłowości wykorzystywania zwolnień,
– czynnościami, które mogą być wykonywane podczas niezdolności do pracy,
– konsekwencjami stwierdzenia nieprawidłowości.

To bardzo ważne również dla pracodawców. Ponieważ w praktyce dział kadr może stanąć przed sytuacją, w której trzeba odpowiedzieć na pytanie:

„Czy zachowanie pracownika podczas L4 rzeczywiście oznacza naruszenie przepisów i jakie są tego konsekwencje?”

A odpowiedź nie zawsze będzie oczywista.

Małe firmy z nowymi możliwościami kontroli L4

Szczególne znaczenie ma rozszerzenie możliwości kontroli prawidłowego wykorzystywania zwolnień lekarskich.

To ważna informacja zwłaszcza dla mniejszych organizacji, które do tej pory mogły mieć ograniczone możliwości samodzielnego prowadzenia takich kontroli. Zmiana oznacza, że również mniejsze firmy powinny wiedzieć:

co wolno sprawdzić, jak przeprowadzić kontrolę i jak udokumentować jej wynik.

Bo sama wiedza, że „możemy kontrolować”, to zdecydowanie za mało. Błąd w procedurze może bowiem oznaczać, że nawet uzasadniona kontrola nie przyniesie oczekiwanego rezultatu.

A od 1 stycznia 2027 roku jeszcze większa rewolucja

Jedna z najbardziej interesujących zmian dotyczy osób, które mają więcej niż jeden tytuł do ubezpieczenia. Od 1 stycznia 2027 roku zmienia się podejście do sytuacji, w której pracownik wykonuje pracę dla kilku podmiotów.

W określonych przypadkach możliwe będzie przebywanie na zwolnieniu lekarskim z powodu niezdolności do wykonywania pracy u jednego pracodawcy przy jednoczesnym wykonywaniu pracy u innego.

Brzmi zaskakująco?

To dlatego, że przez lata funkcjonował znacznie prostszy schemat:

L4 = nie pracuję.

Od 2027 roku w niektórych sytuacjach odpowiedź będzie brzmiała:

L4 = nie mogę wykonywać konkretnej pracy, ale niekoniecznie każdej pracy.

I właśnie tutaj zaczynają się praktyczne problemy, bo trzeba będzie ustalić między innymi:
– jaki rodzaj pracy wykonuje pracownik u poszczególnych pracodawców,
– czy charakter jednej pracy pozwala na jej kontynuowanie,
– jak ustalany jest okres zasiłkowy,
– jak rozliczać świadczenia przy kilku tytułach ubezpieczenia,
– jakie informacje mogą mieć znaczenie dla ZUS.

To zmiana, do której działy kadr i płac powinny przygotować się z wyprzedzeniem, a nie dopiero wtedy, gdy pojawi się pierwszy problematyczny przypadek.

Najtrudniejsze nie jest poznanie przepisu. Najtrudniejsze jest jego zastosowanie.

Właśnie dlatego w kadrach i płacach samo czytanie zmian legislacyjnych często nie wystarcza.

Można wiedzieć, że: „zmieniły się zasady stażu pracy”.

Ale trzeba jeszcze wiedzieć: co zrobić z dokumentami pracownika?

Można wiedzieć, że: „PIP zyska nowe uprawnienia”.

Ale trzeba wiedzieć: które umowy i praktyki w firmie są najbardziej ryzykowne?

Można wiedzieć, że: „zmieniły się zasady L4”.

Ale trzeba umieć odpowiedzieć: czy w konkretnej sytuacji pracownik zachował prawo do świadczenia?

Można wiedzieć, że: „jawność wynagrodzeń staje się coraz ważniejsza”.

Ale trzeba wiedzieć: jak przygotować organizację, zanim pracownik zacznie pytać o różnice w wynagrodzeniach.

I właśnie dlatego rok 2026/2027 będzie wymagał od specjalistów kadr i płac nie tylko znajomości przepisów, ale przede wszystkim umiejętności ich praktycznego zastosowania.

Co warto sprawdzić w swojej firmie już teraz?

Jeżeli odpowiadasz za kadry lub płace, możesz potraktować poniższą listę jako krótki „test gotowości”:
1. Staż pracy

Czy jesteście przygotowani na przyjmowanie i weryfikowanie nowych dokumentów potwierdzających okresy, które mogą zostać zaliczone do stażu?
2. Umowy cywilnoprawne

Czy przeanalizowaliście umowy zlecenia i B2B nie tylko pod względem zapisów, ale również rzeczywistego sposobu współpracy?
3. Mobbing

Czy procedura antymobbingowa odpowiada aktualnym regulacjom i rzeczywistemu funkcjonowaniu organizacji?
4. Wynagrodzenia

Czy potraficie wyjaśnić różnice w wynagrodzeniach pomiędzy porównywalnymi stanowiskami?
5. Dokumentacja

Czy wiadomo, które dokumenty i wnioski mogą być składane elektronicznie i w jaki sposób powinien wyglądać ich obieg?
6. L4

Czy osoby odpowiedzialne za kadry wiedzą, jak stosować nowe zasady kontroli zwolnień?
7. Zasiłki

Czy sposób ustalania podstawy wymiaru zasiłków jest zgodny z aktualnymi interpretacjami ZUS?
8. Rok 2027

Czy system kadrowo-płacowy i procedury są przygotowane na sytuacje, w których pracownik będzie korzystał ze zwolnienia lekarskiego tylko w odniesieniu do części swojej aktywności zawodowej?

Jeżeli na któreś z tych pytań odpowiedź brzmi „nie wiem”, „musimy to sprawdzić” albo „zajmiemy się tym, gdy będzie taka sytuacja” — to prawdopodobnie właśnie ten obszar powinien znaleźć się wysoko na liście priorytetów.

Kadry i płace 2026/2027 – czas na praktyczne przygotowanie

Zmiany w prawie pracy i ubezpieczeniach społecznych nie są problemem tylko wtedy, gdy pojawiają się w Dzienniku Ustaw. Problem pojawia się wtedy, gdy trzeba je zastosować w konkretnej sytuacji: konkretnemu pracownikowi, konkretnej umowie, konkretnemu zwolnieniu lekarskiemu czy konkretnej wypłacie.

Dlatego podczas naszego 3-dniowego szkolenia wyjazdowego do Wisły: „Kadry i Płace 2026/2027. Przełomowe zmiany w prawie pracy, wynagrodzeniach i zasiłkach z ubezpieczenia społecznego” skupiamy się nie tylko na tym, co się zmienia, ale przede wszystkim na tym:

Jak prawidłowo zastosować nowe przepisy w praktyce?

Podczas szkolenia omawiamy m.in.:
– nowe zasady ustalania stażu pracy i ich wpływ na urlopy, nagrody, dodatki i odprawy,
– nowe uprawnienia PIP dotyczące umów cywilnoprawnych,
– ryzyko przekwalifikowania zlecenia lub B2B w stosunek pracy,
– nowe zasady dotyczące mobbingu i dokumentacji antymobbingowej,
– praktyczne aspekty jawności wynagrodzeń,
– elektroniczną dokumentację pracowniczą,
– zmiany dotyczące kontroli L4,
– przesłanki utraty prawa do zasiłku,
– zasady ustalania okresu zasiłkowego,
– podstawę wymiaru zasiłku i problematykę składników wynagrodzenia,
– najnowsze interpretacje i stanowiska ZUS,
– a przede wszystkim konkretne przypadki, pytania i sytuacje, z którymi działy kadr i płac spotykają się w codziennej pracy.

I właśnie ta ostatnia część jest często najcenniejsza. Bo można przeczytać kilkadziesiąt stron o zmianach w przepisach. Ale dopiero odpowiedź eksperta na pytanie: „Co mam zrobić w tej konkretnej sytuacji?” pozwala bezpiecznie przełożyć przepisy na praktykę.

3 dni wiedzy, praktyki i wymiany doświadczeń w Wiśle

Szkolenie odbędzie się w Hotelu Gołębiewski w Wiśle – miejscu, które pozwala połączyć intensywną pracę merytoryczną z odpoczynkiem.

Uczestnicy będą mieli również możliwość korzystania z Parku Wodnego Tropikana, obejmującego m.in. baseny, jacuzzi, hydromasaże, sauny, tężnie solankowe i jaskinie solne.

To jednak nie miejsce jest najważniejszym elementem tego wyjazdu.

Najważniejsza jest możliwość spędzenia trzech dni z ekspertami prawa pracy i ubezpieczeń społecznych oraz zadania im pytań dotyczących realnych problemów, z którymi mierzą się działy kadr i płac.

Jeśli odpowiadasz za kadry i płace, nie czekaj na pierwszy problem

Najdroższe błędy w kadrach i płacach często nie wynikają z braku dobrej woli. Wynikają z tego, że: „nikt nie wiedział, że trzeba było zrobić to inaczej”.

Rok 2026 i 2027 przynosi wiele zmian, które mogą wpłynąć na codzienną pracę specjalistów HR, kadr i płac. Warto więc nie tylko wiedzieć, co się zmienia. Warto wiedzieć: co zrobić, kiedy zmiana dotknie właśnie Twojej organizacji.

Sprawdź program szkolenia „Kadry i Płace 2026/2027” i zobacz, które z omawianych zagadnień dotyczą Twojej firmy.

3 dni. Praktyczne podejście. Eksperci. Konsultacje. Pytania i odpowiedzi. I przede wszystkim – przygotowanie do zmian, zanim staną się problemem.

3-dniowe szkolenie wyjazdowe do Wisły „Kadry i Płace 2026/2027. Przełomowe zmiany w prawie pracy, wynagrodzeniach i zasiłkach z ubezpieczenia społecznego”