19 czerwca 2024r. Prezydent RP podpisał Ustawę o ochronie sygnalistów, a już 24 czerwca 2024r. została ona opublikowana w Dzienniku Ustaw.
Nowe przepisy zaczną obowiązywać od 25 września 2024 roku. Firmy i jednostki publiczne mają więc niewiele czasu na opracowanie nowych procedur i przygotowanie kanałów zgłoszeniowych.
Dlatego warto już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia odpowiednich procedur obejmujących m.in.:
1/opracowanie regulaminu,
2/wyznaczenie osób zajmujących się prowadzeniem rejestru zgłoszeń
3/uruchomienie kanałów zgłoszeniowych wewnętrznych
Obecny kształt Ustawy – po wniesieniu poprawek przez Senat – obejmuje następujący katalog obszarów, w ramach których będzie można dokonywać zgłoszenia naruszenia prawa, m.in.:
1/ zamówienia publiczne
2/ korupcja
3/ przeciwdziałanie praniu pieniędzy
4/ ochrona konsumentów
5/ zdrowie publiczne
6/ bezpieczeństwo żywności
7/ konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela itp.
Cel szkolenia:
Zapoznanie uczestników z najnowszymi przepisami i zmianami (po wniesieniu poprawek przez Senat) w Ustawie o ochronie sygnalistów i mechanizmami wdrażania wewnętrznych kanałów zgłoszeń obejmującymi:
1. Rozszerzenie katalogu naruszeń prawa, czyli działań lub zaniechań niezgodnych z prawem lub mających na celu obejście prawa – zakres rozszerzony o wolność i prawa człowieka, korupcję, handel ludźmi,
2. Możliwość przyjmowania zgłoszeń dokonanych anonimowo – tryb postępowania z informacjami o naruszeniu prawa zgłaszanymi anonimowo,
3. Doprecyzowanie przepisów w zakresie minimalnej wysokości odszkodowania dla sygnalisty, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych,
4. Zmiany w zakresie zgłoszeń wewnętrznych – doprecyzowanie kryteriów warunkujących obowiązkowe wdrożenie wewnętrznej procedury (decyduje ilość pracowników),
5. Zmiany w zakresie zgłoszeń zewnętrznych – rozpatrywanie zgłoszeń dotyczących naruszeń w dziedzinie wolności i praw człowieka przez RPO.
UWAGA!
Każdy uczestnik szkolenia otrzyma:
1. Wzór procedury zgłoszeń wewnętrznych.
2. Wzór komunikatu dla pracowników.
3. Wzory protokołów odbioru.
1.Wstęp – podstawowe informacje, czyli o co chodzi z tymi sygnalistami ?
2. Obowiązek prawny w kontekście wejścia w życie ustawy o ochronie sygnalistów:
a/ Dyrektywa z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii,
b/ założenia oraz wymogi ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku,
c/ regulacje wewnętrzne w tym polityka antymobbingowa, polityka bezpieczeństwa informacji, procedura przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w kontekście nowego obowiązku pracodawcy.
3. System zgłaszania nieprawidłowości – niezbędna dokumentacja!
4. Poufność a anonimowość sygnalisty.
5. Ustawa o ochronie sygnalistów czyli kto tak naprawdę jest sygnalistą i jaki ma status?
6. Obowiązki pracodawcy podczas procesu wdrożeniowego:
a/ wprowadzanie realnych procedur ochrony sygnalistów.
7. Ochrona sygnalistów – Kary i środki karne.
8. Wewnętrzne procedury zgłaszania naruszeń w praktyce – jak dobrze się przygotować, żeby prawidłowo wdrożyć ustawę?
a/ jak ma wyglądać regulamin ochrony sygnalistów wraz z procedurą? – każdy z uczestników otrzyma wzorcowe dokumenty!
b/ skuteczna komunikacja z pracownikami jako wymóg ustawowy.
9. Praktyczne tworzenie kanału bezpiecznej dystrybucji informacji – co to oznacza i jak to zrobić?
10. Nowe obowiązki w kontekście ochrony danych osobowych podczas procesu wdrożeniowego – jak zaimplementować je w praktyce?
11. Konieczność wprowadzenia procedur zapewniających ochronę tożsamości:
a/ każdej osoby dokonującej zgłoszenia (sygnalisty),
b/ osób, których dotyczy zgłoszenie (potencjalny „sprawca”),
c/ oraz osób trzecich, o których mowa w zgłoszeniu (np. świadków).
12. „Państwa członkowskie mają zapewnić jej skuteczność korzystając z wytycznych RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych konkretnego państwa” – co to oznacza w praktyce?
13. Opracowywanie oraz omówienie dokumentacji w związku z obowiązkiem:
a/ opracowania i wdrożenia procedury anonimowego zgłaszania naruszeń,
b/ wskazania osoby odpowiedzialnej za odbieranie zgłoszeń,
c/ określenia sposobu odbierania zgłoszeń,
d/ określenia sposobu ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia, zapewniającego co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania,
e/ określenia sposobu ochrony danych osobowych pracownika dokonującego zgłoszenia oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych,
f/ określenia zasad zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości sygnalisty, gdy jego tożsamość jest możliwa do ustalenia,
g/ określenia rodzaju i charakteru działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia,
h/ określenia terminu usunięcia przez instytucje obowiązane danych osobowych zawartych w zgłoszeniach.
14. Ochrona sygnalistów w tym zakaz działań odwetowych – co to oznacza?
15. Ochrona sygnalistów – w jaki sposób przyjmować zgłoszenia?
a/ ile jest czasu na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia? Kto to ma zrobić?
b/ jakie są obowiązki w związku z przyjęciem zgłoszenia? Co oznacza, że należy podjąć działania następcze?
c/ jak zorganizować ten proces żeby był skuteczny?
16. Omówienie dokumentacji wewnętrznej – Ochrona Sygnalistów – Regulamin wraz z procedurą -„krok po kroku”.
17. Nowa Ustawa o Ochronie Sygnalistów – 8 kluczowych zmian:
a/ nowe obowiązki związane z ochroną sygnalistów – które podmioty zatrudniające obejmą?
b/ kto ma obowiązek wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych a kto procedurę zgłoszeń zewnętrznych?
c/ jak ustalany jest poziom zatrudnienia na potrzeby stosowania nowych przepisów?
d/ co przewiduje ustawa w zakresie obowiązkowych elementów procedury wewnętrznej a jakie są wymogi dotyczące zgłoszeń zewnętrznych?
e/ czy obsługa zgłoszeń anonimowych jest obowiązkowa?
f/ jakie sankcje i za co przewiduje ustawa?
18. Liczne przykłady dotyczące zgłaszania naruszeń prawa przez sygnalistę – omówienie.
19. Konsultacje z prelegentem- czynnym koordynatorem do spraw obsługi zgłoszeń w sektorze publicznym i w sektorze prywatnym.
