2 kwietnia 2024r. Rząd przyjął projekt Ustawy o ochronie sygnalistów. Gdy tylko Ustawa zostanie uchwalona przez parlament, to terminy na wdrożenie mechanizmów ochrony sygnalistów, w tym kanałów zgłoszeniowych mogą okazać się stosunkowo krótkie (będą to bowiem tylko 3 miesiące od dnia ogłoszenia Ustawy).
Dlatego też warto już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia procedur o ochronie sygnalistów. Podobnie z uruchomieniem kanałów zgłoszeniowych nie trzeba czekać na Ustawę – można je wdrożyć już teraz, a po uchwaleniu Ustawy wprowadzić jedynie niezbędne korekty.
Cel szkolenia:
Zapoznanie uczestników z wymogami najnowszego projektu Ustawy o ochronie sygnalistów i mechanizmami wdrażania wewnętrznych kanałów zgłoszeń oraz omówienie kolejnych zmian w projekcie – opublikowanych 6 marca 2024 roku, a dotyczących:
1. Rozszerzenie katalogu naruszeń prawa, czyli działań lub zaniechań niezgodnych z prawem lub mających na celu obejście prawa – zakres rozszerzony o wolność i prawa człowieka, korupcję, handel ludźmi oraz prawo pracy,
2. Możliwość przyjmowania zgłoszeń dokonanych anonimowo – tryb postępowania z informacjami o naruszeniu prawa zgłaszanymi anonimowo,
3. Doprecyzowanie przepisów w zakresie minimalnej wysokości odszkodowania dla sygnalisty, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych,
4. Zmiany w zakresie zgłoszeń wewnętrznych – doprecyzowanie kryteriów warunkujących obowiązkowe wdrożenie wewnętrznej procedury (decyduje ilość pracowników),
5. Zmiany w zakresie zgłoszeń zewnętrznych – rozpatrywanie zgłoszeń dotyczących naruszeń w dziedzinie wolności i praw człowieka przez RPO.
1. Wstęp – podstawowe informacje.
2. System zgłaszania nieprawidłowości – niezbędna dokumentacja!
3. Poufność a anonimowość sygnalisty.
4. Dyrektywa w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa:
a/ obszary oddziaływania Dyrektywy;
b/ kim mogą być zgłaszający naruszenia?
5. Obowiązki pracodawcy podczas procesu wdrożeniowego:
a/ wprowadzanie realnych procedur ochrony sygnalistów.
6. Kary i środki karne.
7. Wewnętrzne procedury zgłaszania naruszeń:
a/ jak ma wyglądać procedura ? – każdy z uczestników otrzyma wzorcowe dokumenty!
8. Praktyczne tworzenie kanału bezpiecznej dystrybucji informacji – co to oznacza i jak to zrobić?
9. Nowe obowiązki w kontekście ochrony danych osobowych podczas procesu wdrożeniowego – jak zaimplementować je w praktyce?
10. Konieczność wprowadzenia procedur zapewniających ochronę tożsamości:
a/ każdej osoby dokonującej zgłoszenia (sygnalisty),
b/ osób, których dotyczy zgłoszenie (potencjalny „sprawca”),
c/ osób trzecich, o których mowa w zgłoszeniu (np. świadków).
11. „Państwa członkowskie maja zapewnić jej skuteczność, korzystając z wytycznych RODO oraz Ustawy o ochronie danych osobowych konkretnego państwa” – co to oznacza w praktyce?
12. Opracowywanie oraz omawianie dokumentacji w związku z obowiązkiem:
a/ opracowania i wdrożenia procedury anonimowego zgłaszania naruszeń,
b/ wskazania osoby odpowiedzialnej za odbieranie zgłoszeń,
c/ określenia sposobu odbierania zgłoszeń,
d/ określenia sposobu ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia, zapewniającego co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania,
e/ określenia sposobu ochrony danych osobowych pracownika dokonującego zgłoszenia oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia – zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych,
f/ określenia zasad zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości sygnalisty, gdy jego tożsamość jest możliwa do ustalenia,
g/określenia rodzaju i charakteru działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia,
h/określenia terminu usunięcia przez instytucje obowiązane danych osobowych zawartych w zgłoszeniach.
13. Ochrona sygnalistów, w tym zakaz działań odwetowych.
14. W jaki sposób przyjmować zgłoszenia?
a/ ile mamy czasu na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia?
b/ jakie mamy obowiązki w związku z przyjęciem zgłoszenia?
15. Szczegółowe omówienie dokumentacji wewnętrznej w postaci Polityki Ochrony Sygnalistów*
16. Najnowsza wersja projektu ustawy o ochronie sygnalistów – 8 kluczowych zmian:
a/ nowe obowiązki związane z ochroną sygnalistów – które podmioty zatrudniające obejmą?
b/ jak będzie ustalany poziom zatrudnienia na potrzeby stosowania nowych przepisów?
c/ ile wydłużony zostanie termin wdrożenia obowiązków dla największych pracodawców?
d/ co nowego projekt ustawy przewiduje w zakresie obowiązkowych elementów procedury wewnętrznej?
e/ czy obsługa zgłoszeń anonimowych będzie obowiązkowa?
f/ jakie sankcje za naruszenie przepisów przewiduje nowa wersja projektu ustawy?
17. Konsultacje z prelegentem.
*Polityka Ochrony Sygnalistów – dokument określający środki ochrony dla osób zgłaszających nieprawidłowości oraz sankcje za podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalistów. Projekt ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych (przewidujący, jak już wspomniano, kary nawet do 60 mln zł) sugeruje, że również w przypadku ustawy dedykowanej sygnalistom sankcje za podejmowanie działań odwetowych lub niewypełnienie obowiązków związanych z wdrożeniem systemu zgłaszania nieprawidłowości mogą być bardzo dotkliwe.
