Zatrudnianie w samorządzie w 2025 roku. Kompendium wiedzy dotyczące nawiązywania i rozwiązywania umów o pracę, zmiany warunków zatrudnienia, organizowania czasu pracy i urlopów pracowniczych w jst

1. Nabór na wolne stanowiska urzędnicze:
a/ jak przeprowadzić procedurę poprzedzającą konkurs?
b/ kto jest odpowiedzialny za dokonanie wyboru?
c/ określenie wymagań,
d/ przeprowadzenie naboru,
e/ służba przygotowawcza – kiedy można zwolnić ze służby przygotowawczej, kto o tym decyduje i co z egzaminem?

2. Dokumenty związane ze stosunkiem pracy:
a/ umowy na czas określony,
b/ czy musimy zgłaszać umowy na czas określony do PIP i dlaczego?
c/ czy przedłużenie umowy do dnia urlopu też wliczamy do limitu 3 i 33?
d/ poprawne konstruowanie umowy o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo (stanowisko MRPiPS i UODO),
e/ treść umowy o pracę – co powinna zawierać umowa o pracę -najważniejsze elementy
f/ jakie są skutki zawarcia umowy o pracę przy brakach formalnych?
g/ kiedy pracownik powinien otrzymać umowę o pracę?
h/ jak ma wyglądać zgłoszenie do PIP umowy na czas określony zawartej powyżej 33 miesięcy – z obiektywnymi przyczynami?
i/ kiedy pracownik musi podpisać umowę o pracę i czy może być to już po dniu zawarcia umowy?
j/ jak prawidłowo określić datę sporządzenia umowy, zawarcia umowy, termin rozpoczęcia pracy i jaka ma być data przy podpisie pracownika – czy wszystkie daty są konieczne?

3. Zmiana warunków zatrudnienia w trakcie trwania stosunku pracy:
a/ zasady zawierania porozumień zmieniających,
b/ kiedy zawieramy porozumienie zmieniające a kiedy wypowiedzenie warunków umowy o pracę?
c/ jaki należy podać tryb i podstawę prawną ustania stosunku pracy w przypadku nie przyjęcia przez pracownika zmiany warunków umowy o pracę?
d/ zmiana warunków umowy o pracę a wypłata odprawy – czy jest to możliwe?
e/ wypowiedzenie zmieniające (dopuszczalność stosowania i wymagania formalne, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z przepisów),
f/ wypowiedzenie zmieniające a procedura zwolnień grupowych,
g/ zmiana przepisów wewnątrzzakładowych a zmiana treści umowy (zmiany regulaminów a konieczność wypowiadania warunków zatrudnienia),
h/ kiedy pracodawca może powierzyć i na jak długo pracownikowi wykonywanie innej pracy?
i/ jak liczyć terminy powierzenia wykonywanej innej pracy pracownikowi?

4. Praktyczne elementy rozwiązywania umów przez pracodawcę:
a/ sposoby ustania stosunku pracy,
b/ istotne elementy zawierania porozumień rozwiązujących umowy o pracę,
c/ wypowiadanie umów na czas nieokreślony,
d/ terminy wypowiadania umów o pracę , od czego zależą i jak je liczyć?
e/ praktyczne elementy w zakresie tworzenia przyczyn wypowiedzenia,
f/ wypowiadania innych rodzajów umów o pracę,
g/ zasady zwalniania z obowiązku świadczenia pracy,
h/ praktyczne elementy wręczania pisma rozwiązującego umowę o pracę,
i/ zwolnienia dyscyplinarne pracowników,
j/ jak liczymy daty przy zwolnieniu dyscyplinarnym?
k/ czy łatwo jest zwolnić dyscyplinarnie pracownika?
l/ praktyczne elementy rozwiązywania umów o pracę bez wypowiedzenia bez winy pracowników,
ł/ jak liczyć termin rozpoczęcia i zakończenia biegu wypowiedzenia?
m/ czy można rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę podczas jego nieobecności usprawiedliwionej?
n/ jak skutecznie zwolnić pracownika – dobór przyczyny wypowiedzenia – praktyczne aspekty,
o/ co sprawia najwięcej trudności przy wypowiadaniu umowy o pracę?
p/ obowiązki pracodawcy w związku z rozwiązaniem umowy o pracę.

5. Świadectwo pracy:
a/ przesłanki jakie musi spełnić pracodawca przy wydawaniu świadectwa pracy,
b/ kto musi wydać świadectwo pracy w ostatnim dniu pracy pracownika, a kto w terminie 7 dni,
c/ kiedy pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo pracy na wniosek pracownika?
d/ w jakiej formie pracownik składa wniosek o wydanie świadectwa pracy: papierowej czy elektronicznej?
e/ terminy odwołania pracownika od treści świadectwa pracy,
f/ jak zapisać w treści świadectwa pracy ilość wykorzystanego urlopu wypoczynkowego?
g/ czy w świadectwie podajemy urlop wykorzystany w naturze i wypłacony ekwiwalent?
h/ czy w treści świadectwa pracy wpisujemy informację o urlopie zaległym?
i/ czy pracodawca może zamieścić w treści świadectwa pracy informacje uzupełniające – na wniosek pracownika?
j/ świadectwa pracy a śmierć pracownika,
k/ w której części akt osobowych przechowujemy świadectwo pracy?
l/ świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia – kopie czy oryginał?
ł/ w której części akt osobowych przechowujemy świadectwa pracy potwierdzające poprzednie okresy zatrudnienia?

6. Podstawowe zasady dotyczące organizowania czasu pracy w jednostkach samorządowych:
a/ ewidencja czasu pracy – obligatoryjne zapisy, jakie muszą znaleźć się w ewidencji czasu pracy,
b/ odrębna, szczegółowa dokumentacja z zakresu czasu pracy pracownika,
c/ rozliczanie czasu pracy oraz ustalanie prawa pracownika do ewentualnych świadczeń dodatkowych (wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, dodatki za pracę w porze nocnej, w niedziele i święta),
d/ rozliczanie nadgodzin w JST,
e/ zasady rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym a okres rozliczeniowy czasu pracy – zasady prawidłowego rozliczania,
f/ rekompensowanie pracy w dniach zaplanowanych jako dni wolne – zasady i najczęstsze błędy,
g/ czas pracy w podróży służbowej – czas podróży a czas pracy, zasady ustalania i ewidencjonowania,
h/ podróż służbowa w dniu wolnym od pracy,
i/ jak i dlaczego nieprawidłowo określone w umowie o pracę miejsce pracy nie ma wpływu na pojmowanie podróży służbowej,
j/ najczęstsze błędy popełniane na etapie rozliczania czasu pracy i ich skutki.

7. Urlopy pracownicze:
a/ wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego, urlopu okolicznościowego i urlopu bezpłatnego czy możemy przechowywać odrębnie dla każdego pracownika w jednym miejscu?
b/ zmiana pracodawcy w trakcie roku,
c/ urlop proporcjonalny niepełnoetatowca,
d/ zmiana wymiaru etatu w trakcie miesiąca,
e/ urlop uzupełniający – stały czy proporcjonalny?
f/ potrącanie urlopu z tytułu nadwyżkowego wykorzystania u poprzedniego pracodawcy,
g/ pula urlopowa i udzielanie urlopu na godziny,
h/ urlop wypoczynkowy przy równoległym zatrudnieniu.
i/ rozliczanie urlopu przy zmianie pracodawcy w trakcie pierwszego roku pracy,
j/ pierwszy urlop w przypadku podjęcia pracy w ostatnich tygodniach roku kalendarzowego.
k/ urlop udzielany na żądanie pracownika (czy pracodawca może odmówić udzielenia takiego urlopu, forma składania wniosku, termin złożenia wniosku, data wykorzystania urlopu na żądanie),
l/ urlop dodatkowy pracownika niepełnosprawnego (ustalenie łączne czy oddzielne, nieterminowe dostarczenie orzeczenia o niepełnosprawności, rozliczanie proporcjonalne urlopu dodatkowego).

8. Szczegółowa informacja o warunkach zatrudnienia dla pracowników JST:
a/ jakich dodatkowych informacjach należy poinformować pracownika i co powinno się znaleźć w nowej informacji o warunkach zatrudnienia?
b/ czy dla wszystkich pracowników można stworzyć jeden wzór informacji o warunkach zatrudnienia?
c/ czy wszyscy pracownicy powinni otrzymać informację do warunków zatrudnienia w nowej wersji?
d/ czy informacje o warunkach zatrudnienia należy przekazać w formie papierowej czy elektronicznej i na jakich zasadach?
e/ czy w informacji do umowy można podać zapisy regulaminu tylko w postaci podstawy prawnej?
f/ miana terminu przekazania pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia – jaki termin obowiązywał będzie po zmianach?
g/ jak należy postąpić w przypadku zmiany warunków zatrudnienia pracownika?
h/ jak wskazać zasady przemieszczania się w nowej informacji?
i/ czy w informacji dodatkowej należy wskazać wszystkie składniki wynagrodzenia czy można odesłać pracownika do zapisów regulaminu wynagradzania?
j/ jak poinformować pracownika o szkoleniach prowadzonych przez pracodawcę w przypadku braku polityki szkoleniowej?
k/ jak prawidłowo wskazać procedury rozwiązywania stosunku pracy w ujęciu obowiązujących przepisów?
l/ jakie konsekwencje poniesie pracodawca za niepoinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia ? – sankcje za nieudzielenie prawidłowej informacji.

9. Sesja pytań i odpowiedzi – konsultacje.