Do kogo skierowane szkolenie?
– pracownicy służb kadrowo – płacowych, rachuby i administracji biurowej
– osoby zajmujące się wyliczeniami list płac,
– kontrolerzy danych płacowych,
– pracownicy biur rachunkowych.
Udział w zajęciach jest rekomendowany osobom zajmujących się zestawianiem danych kadrowych i wyliczeniami w ramach zadań płacowych.
Główne punkty szkolenia dotyczącego praktycznego wykorzystania Excela w pracy służb kadrowo – płacowych
– prawidłowe przygotowanie danych do zestawień kadrowo – płacowych,
– metody walidacji danych w raportach kadrowo – płacowych,
– tworzenie formularzy i zestawień kadrowo – płacowych w oparciu o dane wejściowe (importowane),
– techniki zapobieganie powstania błędom w arkuszach z danymi,
– wykorzystanie narzędzi formatowania warunkowego,
– wykorzystanie raportów tabel przestawnych przy tworzeniu zestawień,
– wykorzystanie funkcji wyszukaj.pionowo() przy tworzeniu zestawień kadrowych,
– zastosowanie innych funkcji sumujących przy sporządzaniu raportów kadrowo – płacowych.
Wymagania wstępne dla uczestników warsztatów komputerowych z Excela
Od uczestników szkolenia:
– wymagana jest podstawowa wiedza z zakresu obsługi arkusza kalkulacyjnego. Sprawdź czy odpowiesz pozytywnie na pytania:
*potrafię zaznaczyć komórki, wiersze i kolumny,
*potrafię skopiować komórki,
*rozumiem proste odwołania do komórek, np. =A5,
*umiem przełączyć się między arkuszami,
*potrafię sumować dane w komórkach,
*umiem zmienić format danych, np. na dane liczbowe, księgowe, procenty.
– wymagane jest posiadanie komputera (laptopa lub stacjonarnego) z zainstalowanym programem Excel, na którym uczestnik będzie mógł jednocześnie z trenerem wykonywać praktyczne ćwiczenia oraz drugiego „odbiornika” (może to być komputer stacjonarny, laptop, notebook, tablet), na którym uczestnik będzie mógł równolegle oglądać prezentowane przez trenera ćwiczenia.
Czego się nauczą uczestnicy szkolenia
– przygotowywać dane źródłowe do dalszej obróbki w celu sporządzenia raportów kadrowo – płacowych
– kontrolować poprawność wprowadzanych, raportowanych danych
– tworzyć i obrabiać dane pod kątem specyfiki tworzonych zestawień kadrowo – płacowych
– stosować techniki wizualizacji zestawień danych na podstawie tworzonych raportów
– wykorzystywać narzędzia formatowania warunkowego, prostych tabel przestawnych, sum częściowych przy sporządzaniu raportów kadrowo – płacowych
– poprawnie stosować funkcje wyszukiwania danych przy tworzeniu zestawień
– podsumowywać zbiory danych z użyciem funkcji sumujących
1. Wstępne przygotowanie danych kadrowo – płacowych w Excelu
Przygotowanie danych kadrowo – płacowych (obróbka) – sporządzanie zestawień i raportów w Excelu.
a/ sprawdzenie poprawności danych z wykorzystaniem funkcji Excela.
b/ usuwanie zbędnych znaków z danych wejściowych, w tym usuwanie zbędnych odstępów.
c/ rozdzielanie, zastępowanie i łączenie tekstów z wykorzystaniem funkcji.
d/ zastosowanie narzędzia „Tekst jako kolumny” w celu pobrania pożądanych danych do obróbki.
e/ Excel – formatowanie danych wejściowych.
f/ walidacja w Excelu danych komórkowych w oparciu o listy danych.
g/ omówienie mechanizmu sprawdzania poprawności wprowadzonych danych – zawężenie zakresu wprowadzania danych, komunikaty ostrzegawcze i podpowiedzi.
h/ rozwiązanie problemu danych liczbowych prezentowanych w formacie tekstowym.
i/ rozwiązanie problemu nieprawidłowego formatowania dat i czasu w Excelu.
j/ rozwiązanie problemu związanego z zaokrąglaniem liczb przy tworzeniu zestawień.
k/ fizyczne przesuwanie danych przy tworzeniu zestawień.
l/ ułatwienia przy obróbce danych związane ze skrótami klawiaturowymi i podziałem ekranu.
m/ usuwanie pustych wierszy (lub niepotrzebnych, powtarzających się nagłówków) z zestawienia danych.
2. Modelowanie danych – prawidłowa obróbka danych do wyliczeń i zestawień
Przygotowanie danych w Excelu – niektóre zagadnienia związane z dostosowaniem danych do wyliczeń i zestawień.
a/ tworzenie w Excelu list na podstawie klucza w postaci danych identyfikacyjnych pracowników (numery ID, Pesele, itp.).
b/ wyliczenia danych w oparciu o daty (np. w oparciu o wiek pracowników, rozpoczęcie pracy, itp.).
c/ wyliczenia w Excelu dotyczące dat (np. ilość dni urlopu, dni pracy, czas zasiłków, itp.).
d/ wyliczenia związane z czasem pracy (np. rozliczanie umów zleceń, wyliczanie wynagrodzeń w oparciu o czas przepracowany, harmonogramy czasu pracy).
e/ grupowanie i rozgrupowywanie w Excelu danych w oparciu o wybrane kryteria.
f/ sortowanie i filtrowanie zaawansowane danych wejściowych.
g/ tworzenie w Excelu zestawień w oparciu o „pofiltrowane” dane – techniki kopiowania i przenoszenia danych.
3. Zastosowanie narzędzia tabel przestawnych i formatowania warunkowego przy tworzeniu raportów kadrowo – płacowych
a/ wykorzystanie narzędzia tabel przestawnych dla tworzenia raportów i zestawień kadrowo – płacowych
b/ użycie narzędzia formatowania warunkowego dla wizualizacji danych przy tworzonych zestawieniach kadrowo – płacowych
4. Zastosowanie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO( )
Zastosowanie funkcji arkusza MS Excel WYSZUKAJ.PIONOWO ( ) w procesie przygotowania i obróbki danych kadrowych.
a/ omówienie zastosowania funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO() przy tworzeniu zestawień.
b/ pobieranie danych do zestawienia według zadanych kryteriów z tabel zewnętrznych z wykorzystaniem funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO().
c/ tworzenie raportów typu podglądu danych przy wykorzystaniu funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO() i pól wyboru.
d/ powiązanie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO() z funkcją JEŻELI.BŁĄD(0 w celu lepszej prezentacji danych.
e/ nowa funkcja X.WYSZUKAJ() (dostępna w nowej wersji MS Office) jako alternatywa dla funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO() – prezentacja różnic i możliwości.
5. Formuły wyliczeniowe przydatne przy sporządzaniu rozliczeń płacowych
Wykorzystanie w Excelu formuł wyliczeniowych przy sporządzaniu rozliczeń płacowych.
a/ tworzenie wyliczeń „pod warunkiem” – wykorzystanie funkcji JEŻELI(), WYBIERZ(), ORAZ(), LUB() przy wyliczeniach.
b/ tworzenie raportów sumujących „pod warunkiem” – wykorzystanie funkcji SUMA.WARUNKÓW(), SUMA.JEŻELI(), LICZ.JEŻELI() w zestawieniach.
c/ wykorzystanie sum częściowych.
d/ wykorzystanie mechanizmu analizy symulacji „Szukaj wyników” jako błyskawicznego elementu symulacji danych związanych z płacami.
6. Konsultacje z wykładowcą
