Adresaci szkolenia:
a/ pracownicy działów kadrowo-płacowych, rachuby i administracji biurowej,
b/ osoby zajmujące się wyliczeniami list płac.
Udział w zajęciach jest rekomendowany osobom zajmującym się zestawianiem danych kadrowych i wyliczeniami w ramach zadań płacowych.
Szkolenie „Excel w kadrach i płacach” ma charakter warsztatowy i realizowany jest wyłącznie w formie praktycznych ćwiczeń.
Główne punkty szkolenia dotyczącego praktycznego wykorzystania Excela w pracy służb kadrowo-płacowych:
a/ prawidłowe przygotowanie danych do zestawień kadrowo-płacowych,
b/ metody walidacji danych w raportach kadrowo-płacowych,
c/ tworzenie formularzy i zestawień kadrowo- płacowych w oparciu o dane wejściowe (importowane),
d/ techniki zapobieganie powstania błędom w arkuszach z danymi,
e/ wykorzystanie narzędzi formatowania warunkowego,
f/ wykorzystanie raportów tabel przestawnych przy tworzeniu zestawień,
g/ wykorzystanie funkcji wyszukaj.pionowo() przy tworzeniu zestawień kadrowych,
h/ zastosowanie innych funkcji sumujących przy sporządzaniu raportów kadrowo – płacowych.
1. Wstępne przygotowanie danych kadrowo-płacowych w Excel. Przygotowanie danych kadrowo-płacowych (obróbka) – sporządzanie zestawień i raportów w Excelu:
a/ sprawdzenie poprawności danych z wykorzystaniem funkcji Excela
b/ usuwanie zbędnych znaków z danych wejściowych, w tym usuwanie zbędnych odstępów
c/ rozdzielanie, zastępowanie i łączenie tekstów z wykorzystaniem funkcji
d/ zastosowanie narzędzia „Tekst jako kolumny” w celu pobrania pożądanych danych do obróbki
e/ Excel – Formatowanie danych wejściowych
f/ walidacja w Excelu danych komórkowych w oparciu o listy danych
g/ omówienie mechanizmu sprawdzania poprawności wprowadzonych danych – zawężenie zakresu wprowadzania danych, komunikaty ostrzegawcze i podpowiedzi
h/ rozwiązanie problemu danych liczbowych prezentowanych w formacie tekstowym
i/ rozwiązanie problemu nieprawidłowego formatowania dat i czasu w Excelu
j/ rozwiązanie problemu związanego z zaokrąglaniem liczb przy tworzeniu zestawień
k/ fizyczne przesuwanie danych przy tworzeniu zestawień
l/ ułatwienia przy obróbce danych związane ze skrótami klawiaturowymi i podziałem ekranu
ł/ usuwanie pustych wierszy (lub niepotrzebnych, powtarzających się nagłówków) z zestawienia danych.
2. Modelowanie danych – prawidłowa obróbka danych do wyliczeń i zestawień. Przygotowanie danych w Excelu – niektóre zagadnienia związane z dostosowaniem danych do wyliczeń i zestawień:
a/ tworzenie w Excelu list na podstawie klucza w postaci danych identyfikacyjnych pracowników (numery ID, Pesele, itp.)
b/ wyliczenia danych w oparciu o daty (np. w oparciu o wiek pracowników, rozpoczęcie pracy, itp.)
c/ wyliczenia w Excelu dotyczące dat (np. ilość dni urlopu, dni pracy, czas zasiłków, itp.)
d/ wyliczenia związane z czasem pracy (np. rozliczanie umów zleceń, wyliczanie wynagrodzeń w oparciu o czas przepracowany, harmonogramy czasu pracy)
e/ grupowanie i rozgrupowywanie w Excelu danych w oparciu o wybrane kryteria
f/ sortowanie i filtrowanie zaawansowane danych wejściowych
g/ tworzenie w Excelu zestawień w oparciu o „pofiltrowane” dane – techniki kopiowania i przenoszenia danych.
3. Zastosowanie narzędzia tabel przestawnych i formatowania warunkowego przy tworzeniu raportów kadrowo-płacowych:
a/ wykorzystanie narzędzia tabel przestawnych dla tworzenia raportów i zestawień kadrowo – płacowych
b/ użycie narzędzia formatowania warunkowego dla wizualizacji danych przy tworzonych zestawieniach kadrowo-płacowych.
4. Zastosowanie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO( ). Zastosowanie funkcji arkusza MS Excel WYSZUKAJ.PIONOWO( ) w procesie przygotowania i obróbki danych kadrowych:
a/ omówienie zastosowania funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO() przy tworzeniu zestawień
b/ pobieranie danych do zestawienia według zadanych kryteriów z tabel zewnętrznych z wykorzystaniem funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO()
c/ tworzenie raportów typu podglądu danych przy wykorzystaniu funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO() i pól wyboru
d/ powiązanie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO() z funkcją JEŻELI.BŁĄD(0 w celu lepszej prezentacji danych
e/ nowa funkcja X.WYSZUKAJ() (dostępna w nowej wersji MS Office) jako alternatywa dla funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO() – prezentacja różnic i możliwości.
5. Formuły wyliczeniowe przydatne przy sporządzaniu rozliczeń płacowych. Wykorzystanie w Excelu formuł wyliczeniowych przy sporządzaniu rozliczeń płacowych:
a/ tworzenie wyliczeń „pod warunkiem” – wykorzystanie funkcji JEŻELI(), WYBIERZ(), ORAZ(), LUB() przy wyliczeniach
b/ tworzenie raportów sumujących „pod warunkiem” – wykorzystanie funkcji SUMA.WARUNKÓW(), SUMA.JEŻELI(), LICZ.JEŻELI() w zestawieniach
c/ wykorzystanie sum częściowych
d/ wykorzystanie mechanizmu analizy symulacji „Szukaj wyników” jako błyskawicznego elementu symulacji danych związanych z płacami.
6. Sesja pytań i odpowiedzi – konsultacje.
