Zapraszamy na szkolenie poświęcone prowadzeniu dokumentacji pracowniczej i emerytalno-rentowej w zakładach pracy.
Na szkoleniu zostaną omówione zasady prowadzenia dokumentacji kadrowej i płacowej po zmianach wprowadzonych w prawie pracy w 2023r., jak również dokumentacja emerytalno-rentowa prowadzona przez zakłady pracy.
W ubiegłym roku zostały wprowadzone duże zmiany dotyczące dokumentów pracowniczych, prowadzenia akt osobowych czy też treści informacji o warunkach zatrudnienia. Przypomnimy co się zmieniło i jakie zasady prowadzenia dokumentacji kadrowej obowiązują w bieżącym roku. Wskażemy również na najczęściej popełniane błędy w prowadzeniu dokumentacji.
Omówimy najważniejsze dokumenty kadrowe i płacowe oraz przypomnimy o możliwości zmiany formy przechowywania dokumentów, jak również obowiązku ich przechowywania przez pracodawców.
Cele szkolenia:
• poszerzenie wiedzy i umiejętności pracowników zajmujących się obsługą kadrowo-płacową w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• wyeliminowanie błędów i nieprawidłowości w dokumentacji pracowniczej prowadzonej w zakładach pracy.
I. Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej w 2024r.
II. Akta osobowe po zmianach wprowadzonych w 2023r.
1. Nowy podział akt osobowych na części.
2. Rodzaje dokumentów przechowywanych w aktach osobowych i ich charakterystyka.
3. Numerowanie dokumentów i chronologia.
4. Zasady usuwania dokumentów z akt osobowych.
III. Informacja o warunkach zatrudnienia po zmianach w prawie pracy.
1. Zmieniona treść informacji o warunkach zatrudnienia.
2. Najczęściej popełniane błędy w treści informacji.
IV. Formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej i jej przechowywanie.
1. Jak zmienić formę prowadzenia dokumentacji z papierowej na elektroniczną?
2. Czy prowadząc dokumentację w formie elektronicznej można powrócić do formy papierowej?
3. W jaki sposób należy przechowywać dokumentację pracowniczą?
V. Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej – kiedy okres przechowywania dokumentacji wynosi lat 10 a kiedy aż 50?
VI. Obowiązek wydawania informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej zwalnianemu pracownikowi.
VII. Wydawanie pracownikowi dokumentacji pracowniczej – termin odbioru dokumentacji i możliwość zniszczenia dokumentacji.
VIII. Dokumentacja emerytalno-rentowa w zakładzie pracy.
1. Kiedy pracodawca ma obowiązek przygotować za pracownika wniosek o rentę/emeryturę? Przygotowanie wniosków EMP i ERN.
2. Rodzaje dokumentów stanowiących dokumentację emerytalno-rentową w zakładzie pracy.
3. Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ERP-7.- zasady wypełniania zaświadczenia. Kiedy zaświadczenie ERP- 7 nie powinno być wymagane przez ZUS?
4. Prawidłowe sporządzanie zaświadczenia rocznego dla pracujących emerytów i rencistów – omówienie przykładowego wzoru zaświadczenia. Dla których zatrudnionych pracowników pracodawca jest zobowiązany do sporządzania zaświadczenia rocznego?
IX. Skracanie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.
1. Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych – ZUS OSW:
a/ zasady wypełniania oświadczenia ZUS OSW,
b/ czy płatnik składek może zmienić decyzję co do chęci złożenia raportów informacyjnych ZUS RIA?
2. Raport informacyjny ZUS RIA – przygotowanie raportu ZUS RIA za ubezpieczonych:
a/ jakie informacje zawiera raport informacyjny ZUS RIA?
b/ za jaki okres i w jakim terminie należy sporządzić raporty ZUS RIA?
c/ czy za zleceniobiorców również należy złożyć w ZUS raporty ZUS RIA?
3. Konsekwencje złożenia oświadczenia ZUS OSW i niezłożenia dokumentów ZUS RIA za ubezpieczonych. Co w sytuacji, gdy płatnik nie złoży dokumentu ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych w wyznaczonym terminie?
4. Korygowanie błędów w raportach informacyjnych ZUS RIA.
5. Informacje przekazywane ubezpieczonym w związku ze skróceniem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej:
a/ obowiązki płatnika składek wobec pracownika i zleceniobiorcy za którego płatnik złoży raport ZUS RIA,
b/ obowiązki informacyjne Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wobec ubezpieczonych za których płatnicy przesłali do ZUS raporty ZUS RIA.
X. Pytania – czas dla uczestników szkolenia.
