Celem szkolenia jest przekazanie uczestnikom kompleksowej wiedzy o zmianach w dokumentacji pracowniczej w związku z nowelizacją Kodeksu Pracy. Podczas szkolenia uczestnicy dowiedzą się, co zmieniło się w zakresie prowadzenia akt osobowych – od momentu gromadzenia dokumentacji w procesie rekrutacyjnym aż do wygaśnięcia stosunku pracy. Szkolenie ma charakter praktyczny i ma za zadanie zapoznać działy kadr z nowymi dokumentami dotyczącymi m.in. wprowadzenia do Kodeksu Pracy pracy zdalnej, kontroli trzeźwości, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, nowych uprawnień rodzicielskich czy elastycznej organizacji czasu pracy.
Na szkoleniu odpowiemy na pytania dotyczące m.in.:
a/ na czym polega dostosowanie „starych” akt osobowych do aktualnych wymogów dotyczących dokumentacji pracowniczej?
b/ jaką nową dokumentację wprowadzić wdrażając przepisy o pracy zdalnej?
c/ jak przeprowadzić kontrolę trzeźwości pracownika i jakie dokumenty należy przygotować?
d/ gdzie w aktach osobowych powinno znajdować się potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości?
e/ w jakiej części akt osobowych przechowywać dokumenty dotyczące uprawnień rodzicielskich
f/ w jakiej części akt osobowych przechowywać dokumenty dotyczące kar porządkowych?
g/ jak prowadzić ewidencję czasu pracy w związku z wprowadzeniem elastycznej organizacji czasu pracy dla pracowników opiekujących się dziećmi?
h/ wniosek o zmianę umowy – w jakich okolicznościach pracownik będzie mógł wystąpić z takim wnioskiem i jakie warunki powinien spełnić?
f/ jakie wnioski i dokumenty można wysyłać w formie elektronicznej?
g/ jakie zmiany powinny się pojawić w treści świadectwa pracy?
1. Dokumentacja pracownicza związana z wprowadzeniem pracy zdalnej do Kodeksu Pracy:
a/ treść porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej – treści obowiązkowe i fakultatywne,
b/ dwie formy powierzenia wykonywania pracy zdalnej (polecenie, uzgodnienie),
c/ zgoda pracownika i jej cofnięcie – dokumentowanie,
d/ porozumienie dotyczące zasad wykonywania pracy zdalnej – z kim powinno być zawarte i jego treść?
e/ ewidencja czasu pracy przy pracy zdalnej,
f/ ochrona danych osobowych w procesie świadczenia pracy zdalnej – konieczne opracowanie procedur i odebranie od pracownika oświadczenia o zapoznaniu się z nimi,
g/ dodatkowa informacja dla pracownika zatrudnionego w formie pracy zdalnej – treść oraz warunki i terminy jej wręczenia (art.29&3 KP),
h/ oświadczenie pracownika, że warunki lokalowe i techniczne, jakimi dysponuje pracownik, umożliwiają wykonywanie pracy zdalnej,
i/ jakie wnioski pracownicy wykonujący pracę zdalnie będą mogli składać w wersji elektronicznej?
2. Dokumentacja pracownicza w związku ze zmianami w Kodeksie Pracy dotyczącymi kontroli trzeźwości pracowników:
a/ jakie obowiązki informacyjne wobec pracowników musi dopełnić pracodawca przed wprowadzeniem kontroli trzeźwości?
b/ dokumentacja pracownicza z badania trzeźwości:
– protokół sporządzany przez pracodawcę,
– protokół sporządzany przez policję,
– informacja o niedopuszczeniu pracownika do pracy,
– zawiadomienie o nałożeniu kary pieniężnej – dokumentowanie.
c/ gdzie przechowywać w aktach osobowych dokumentację z przeprowadzonego badania trzeźwości?
3. Obowiązek wprowadzenia nowych wzorów wniosków składanych przez pracowników:
a/ wniosek o zmianę warunków zatrudnienia,
b/ wniosek o zastosowanie elastycznej organizacji czasu pracy,
c/ wniosek o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej,
d/ wniosek w przedmiocie uprawnień związanych z rodzicielstwem,
e/ wniosek o urlop opiekuńczy.
4. Zasady prowadzenia akt osobowych – nowe dokumenty podlegające gromadzeniu:
a/ prowadzenie akt osobowych z podziałem na części,
b/ przechowywanie dokumentacji przez określony czas zgodnie z obowiązującymi przepisami i ich archiwizacja,
c/ zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych,
d/ zapewnienie pracownikom dostępu do akt osobowych na ich żądanie,
e/ nowa część akt osobowych – część E – jakie dokumenty należy tu przechowywać?
f/ jakie dokumenty należy przechowywać w części A akt osobowych?
g/ jakich dokumentów nie będzie się już przechowywać w części B akt osobowych?
h/ jaki dokumenty gromadzimy w części D akt osobowych?
i/ jak prawidłowo opisywać kopie dokumentów włączanych do akt osobowych?
j/ poszerzenie wykazu dokumentów przechowywanych w poszczególnych częściach akt osobowych (skierowania na badania, wnioski urlopowe, szczegółowa informacja o warunkach zatrudnienia wg nowego Kodeksu Pracy).
5. Aktualne wytyczne dotyczące prowadzenia dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy:
a/ dokumenty z zakresu czasu pracy, które muszą się znaleźć w nowej dokumentacji pracowniczej,
b/ okres przechowywania dokumentacji z zakresu czasu pracy,
c/ nowe dane, które musi mieć karta czasu pracy,
d/ dokumenty z akt osobowych, które powinny się znaleźć w dokumentacji czasu pracy,
e/ przez jaki okres należy przechowywać listy obecności i harmonogramy czasu pracy oraz czy należy je przechowywać w dokumentacji pracowniczej?
6. Pozostała dokumentacja pracownicza – gdzie ją przechowywać ? (deklaracje ZUS, dokumentacja PPK, ZFŚS, skierowania na badania, wnioski urlopowe).
7. Świadectwo pracy – nowy wzór z omówieniem i jakie zmiany powinny pojawić się w treści świadectwa pracy w związku z nowelizacją Kodeksu Pracy?
8. Zmiany przepisów dotyczące zakresu nowej obowiązkowej informacji związanej z zatrudnieniem nowych i już pracujących pracowników:
a/ nowa treść informacji o warunkach zatrudnienia,
b/ w jakim terminie udzielić pracownikowi nowej informacji, a w jakim poinformować o zmianie – aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia?
c/ sposób i forma przekazywania pracownikowi informacji?
d/ na czym polega nowe wykroczenie za brak informacji lub brak jej aktualizacji?
e/ kiedy trzeba obowiązkowo aktualizować informacje o warunkach zatrudnienia?
f/ omówienie przykładowej informacji o warunkach zatrudnienia w zakładzie pracy, w którym funkcjonuje regulamin pracy i w którym nie ma obowiązku jego ustalania.
9. Zmiana formy prowadzenia akt osobowych i związany z tym obowiązek informacyjny pracodawcy w stosunku do pracowników i byłych pracowników.
10. Ważne zmiany w dokumentacji pracowniczej wynikające z dostosowania do RODO:
a/ informacje, których będzie można żądać od kandydata do pracy,
b/ informacje, których będzie można żądać od pracownika,
c/ pisemne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,
d/ pozostałe oświadczenia zapewniające bezpieczeństwo informacji.
11. Najczęstsze wątpliwości związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej:
a/ czy można prowadzić dokumentację w obu formach, tzn. papierowej i elektronicznej?
b/ w jaki sposób dołączyć dokument elektroniczny do dokumentacji papierowej i odwrotnie?
c/ kiedy pracodawca wydaje kopię dokumentacji a kiedy oryginały – warunki?
d/ jakie dokumenty związane z korzystaniem z uprawnień związanych z rodzicielstwem przechowujemy w aktach osobowych, a jakie w dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy?
e/ gdzie przechowujemy nowe dokumenty związane z nowymi przepisami dotyczącymi uzupełniającego urlopu macierzyńskiego ?
e/ czy w aktach osobowych można przechowywać odpisy/kopie świadectw pracy z poprzednich zakładów pracy pracownika?
f/ w jakich przypadkach pracodawca zobowiązany jest udostępnić do wglądu dokumentację pracowniczą pracownikowi?
g/ jak przechowywać e-zwolnienia?
h/ czy w aktach osobowych należy przechowywać korespondencję z komornikiem?
i/ czy dokumenty płacowe przechowujemy w aktach osobowych?
j/ jak przebiega proces wydawania dokumentacji pracownikowi/byłemu pracownikowi i członkom najbliższej rodziny pracownika?
k/ czy w aktach osobowych pracownika należy przechowywać oryginał czy kopię zaświadczenia o szkoleniu okresowym bhp?
l/ jakie dokumenty i przez jaki okres będą przechowywane w dokumentacji pracowniczej w związku z kontrolą pracowników na obecność alkoholu i innych środków?
12. Odpowiedzialność za naruszenie przepisów o dokumentacji pracowniczej.
13. Konsultacje z prelegentem – pytania i odpowiedzi.
UWAGA!
Uczestnicy szkolenia otrzymają przykładowy wzór informacji o warunkach zatrudnienia do dostosowania na potrzeby własnych zakładów pracy oraz wzory dokumentów odpowiadających wymogom nowych przepisów związanych m.in. z urlopem opiekuńczym, zwolnieniem z tytułu siły wyższej, korzystaniem z uprawnień rodzicielskich i inne.
